Antiriciclaggio, il Manuale delle procedure

Il “Manuale delle Procedure” è l’ultimo dei documenti in tema di antiriciclaggio che il Consiglio nazionale dei Dottori commercialisti e degli Esperti contabili ha emanato quale strumento di ausilio al rispetto degli adempimenti previsti dal Decreto Legislativo 231/2007.
Tale documento, come del resto precisato nelle sue premesse, trova il suo genus giuridico nell’articolo 3 del Decreto, più precisamente al comma 1, nella parte in cui dispone che i destinatari della norma devono adottare “idonei e appropriati sistemi e procedure […]”.
L’articolo 3 del Decreto prevede, al fine di prevenire ed impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, la predisposizione delle seguenti procedure in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela: segnalazione di operazioni sospette; conservazione dei documenti; controllo interno; valutazione e gestione del rischio; garanzia dell’osservanza delle disposizioni pertinenti e di comunicazione.
Le procedure contenute nel Manuale sono afferenti a:

1) segnalazione delle operazioni sospette;
2) conservazione e registrazione dei dati;
3) controllo interno;
4) valutazione del rischio;
5) controllo costante;
6) formazione;
7) gestione dell’incarico professionale;
8) monitoraggio e comunicazione al MEF delle infrazioni sull’uso del contante.

Dal confronto diretto degli elenchi emerge come il Manuale sia strumento di guida per la predisposizione delle procedure richieste dalla normativa antiriciclaggio e non solo; si evidenziano quali ulteriori, rispetto alle previsioni normative, quelle sulla formazione, gestione del mandato professionale e monitoraggio sull’uso dei contanti.
Ricordando che la norma, sempre all’articolo 3, prevede espressamente che l’applicazione delle misure previste deve essere proporzionata e commisurata alla peculiarità delle varie professioni oltre che alla struttura degli studi professionali, le procedure predisposte e rappresentate nel Manuale, ancorché precise nello sviluppo e nella metodologia di costruzione, possono costituire soltanto una indicazione, lo scheletro sul quale pensare, adattare, costruire e realizzare le procedure di ciascun professionista destinatario della norma.
Lo scopo del “Manuale delle procedure operative antiriciclaggio per gli studi professionali” è quello di fornire un supporto operativo per la realizzazione delle procedure necessarie per garantire il rispetto degli obblighi antiriciclaggio.
Nella procedura per la gestione dell’incarico professionale si pone particolare attenzione al mandato. Viene consigliata l’adozione di un format “cartaceo” da far sottoscrivere al cliente, non solo al momento di inizio del rapporto professionale, ma anche per ogni sua successiva modifica od integrazione. Tale forma viene caldeggiata perché è fonte di elementi rilevanti ai fini antiriciclaggio, quali oggetto e natura della prestazione, la data di decorrenza dell’incarico, il professionista di riferimento nel caso di studi associati.
Con riferimento alla procedura per la conservazione e la registrazione dei dati, il Manuale precisa che è il professionista ad occuparsi di tale incombenza, assieme ai collaboratori e dipendenti coinvolti, con l’iscrizione dei dati nell’archivio o nel registro cartaceo nei termini di legge ovvero entro 30 giorni dall’accettazione dell’incarico professionale; dal compimento dell’operazione; dalla eventuale ulteriore conoscenza di successive informazioni, nonché dal temine della prestazione.
La stessa viene poi sviluppata andando ad individuare i compiti e le responsabilità del professionista di riferimento oltre che le modalità operative di svolgimento delle operazioni e, in via indicativa, il contenuto del fascicolo della clientela.
La procedura per la valutazione del rischio individua le modalità operative per la costruzione del modello per la valutazione del rischio.
La valutazione del rischio prevede che i soggetti obbligati pongano in essere misure per individuare e valutare il rischio di riciclaggio nonché misure per mitigare e gestire il rischio in maniera efficace, mediante opportune politiche, controlli e procedure interne. Affinché la valutazione sia obiettiva, motivata e tracciabile, è necessario che il professionista definisca a priori i criteri di valutazione che applicherà al caso concreto e conservi nel fascicolo della clientela il percorso e l’esito di ogni singola valutazione e, nella documentazione delle procedure di studio, il modello astratto prescelto.
La predisposizione del modello di valutazione del rischio suggerita dal documento passa attraverso la determinazione del livello di rischio concretamente associabile a ciascun cliente ed operazione.
In merito alla procedura per la segnalazione delle operazioni sospette si stabilisce un iter logico del processo di segnalazione dove si individuano i soggetti coinvolti e si analizzano i dati che costituiscono il file documentale che il professionista deve individuare per procedere agevolmente ad una segnalazione. La finalità principale di tale procedura è di identificare le operazioni a rischio di riciclaggio, predisponendo meccanismi di monitoraggio delle attività a rischio, anche mediante la previsione di flussi di informazioni di eventuali anomalie rilevate da parte di collaboratori o dipendenti dello studio.
Nello sviluppo della procedura vengono individuati e declinati i compiti e le responsabilità dei soggetti coinvolti nonché la costruzione di un sistema di reportistica interna ed esterna.
La procedura per il monitoraggio e la comunicazione al MEF delle infrazioni al divieto di utilizzo del contante è utile in quanto vengono elencate le informazioni da fornire al cliente inizialmente e periodicamente, per evitare la commissione delle infrazioni, ed i controlli periodici ed automatici della contabilità. Viene fornita una bozza della comunicazione da inviare al MEF e l’elenco delle sedi delle Ragionerie Territoriali dello Stato competenti sia per i rilievi di importo inferiore che per quelli di importo superiore ad euro 250.000,00.
La procedura per l’espletamento dell’obbligo di controllo costante richiama la necessità di monitoraggio di tutti gli elementi utilizzati per l’analisi del profilo di rischio, ivi compresa la presenza o l’insorgenza di uno o più indicatori di anomalia e di comportamenti anomali, con un richiamo particolare a quelli riguardanti le violazioni tributarie. Di interesse è l’elenco delle modalità ricorrenti di riciclaggio in ambito di evasione e reati fiscali. Vengono poi elencati una serie di elementi da tenere sotto osservazione suggerendo al professionista di procedere periodicamente all’aggiornamento dei dati, ed esemplifica infine i comportamenti da porre in essere a seconda dei risultati emergenti dal controllo.
Da ultimo, per un efficace sistema di controllo interno delle procedure adottate, viene suggerito un crono-programma delle attività da svolgere con le rispettive periodicità delle verifiche.
Alla luce di quanto analizzato, nel contesto normativo vigente il Manuale predisposto dal CNDCEC intende fornire uno strumento di ausilio nell’attività dei professionisti che potranno utilizzare i suggerimenti operativi ivi contenuti per organizzare le procedure del proprio studio.

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