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Professione Economica e Sistema Sociale Testata Ufficiale del Consiglio Nazionale
dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili

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Lavorare con le date (prima parte)

un programma che non conosce, letteralmente, il passare del tempo: che fare?

di Alessandro Mattavelli

Per Excel le date non esistono. Si tratta semplicemente di formati numerici per rappresentare numeri da 0, che corrisponde alla data dello 0 gennaio 1900, a 2.958.465, che individua il venerdì 31 dicembre 9999. Se proviamo infatti a digitare in una qualsiasi cella una data per esempio il 28 giugno 1975 e poi ne cambiamo il formato (Ctrl +1) avremo il corrispondente numerico: 27.573, che corrisponde esattamente al numero di giorni trascorsi dal 1 gennaio 1900 al 28 giugno 1975. Diretta conseguenza è il fatto che le ore e i minuti in quanto frazioni di un giorno verranno rappresentate con valori compresi tra 0 e 1, partendo dalla mezzanotte che corrisponde al valore 0 e per finire con la mezzanotte successiva che corrisponde al valore 1.

Calcoli con date e ore
Con Excel è possibile eseguire somme e sottrazioni sia con le date che con le ore. Se abbiamo la necessità di calcolare quante settimane sono trascorse tra la data del 15 gennaio 1998 e il 20 dicembre 2007 possiamo scrivere nelle celle A1 e B1 le due date e nella cella C1 la formula seguente =((A1)-(B1))/7. Oppure, qualora volessimo utilizzare un’unica cella, scriveremo le date tra virgolette e le tratteremo come una normale formula. =(“15/01/1998”-“31/10/2007”)/7 Possiamo anche effettuare somme algebriche tra una certa data ed un numero che ovviamente corrisponderà ai giorni. Ad esempio supponiamo di voler sommare alla data del 09 gennaio 2015, 200 giorni. La sintassi corretta sarà la seguente: = “09/01/2015” + 200.

Funzioni Oggi e Adesso
Le funzioni Oggi() e Adesso() restituiscono rispettivamente la corrispondente data odierna in formato numerico e la data e l’ora in cui sono digitati. Attenzione però che il campo viene aggiornato ogni qualvolta il file viene riaperto o aggiornato (F7), se invece si vuole inserire la data del giorno senza che questa venga successivamente aggiornata basterà posizionarsi sulla barra della formula e digitare Ctrl + Shift + ;

Funzioni di Estrazione dati da una data
Le funzioni GIORNO(), MESE(), ANNO(), NUM.SETTIMANA(), GIORNOSETTIMANA () estraggono da qualsiasi cella contenente una data il numero del giorno, del mese e dell’anno, della settimana e persino il giorno della settimana. Tutte le funzioni hanno la medesima sintassi: =Funzione(Data). Un esempio può aiutare: poniamo che il registratore di cassa di un bar restituisca una tabella con gli incassi giornalieri e i prodotti acquistati e che il gestore voglia sapere il venduto per mese, anno, numero settimana e persino conoscere i giorni in cui il suo locale rende di più per programmare gli eventi speciali.

pillole di excel
(Figura 1)

Per ottenere i dati desiderati basterà scrivere nell’ area grigia le formule in figura 2.

pillole di excel
(Figura 2)

Si noti che nella funzione GIORNO.SETTIMANA() è stato inserito il parametro 2 il quale indica che valori restituiti andranno da 1=lunedì a 7=domenica Il risultato sarà la tabella riportata in figura 3.

pillole di excel
(Figura 3)

La tabella così ricavata andrà poi analizzata con i consueti strumenti messi a disposizione da Excel (Pivot, Somma.se, Filtri, etc...)

Funzioni di Creazione Date
La funzione “inversa” alle funzioni Giorno, Mese e Anno, è la funzione Data () che presenta la seguente sintassi: =data(anno;mese;giorno). Naturalmente nei tre argomenti della funzione potranno essere messi numeri o funzioni o le formule viste in precedenza. Poniamo ad esempio di voler ottenere la data di pagamento prevista per delle fatture con scadenza il 10 del mese successivo all’emissione. Se mettiamo la data fattura nella cella A2 la data di scadenza sarà ottenuta dalla seguente formula +Data(Anno(A2);Mese(A2)+1;10). In pratica la formula costruisce una data che corrisponde all'anno della data nella cella A2, al mese successivo (+1) a quello della cella A2 e al decimo giorno; ovviamente è possibile rendere variabile, collegandoli a una cella, sia il numero di mesi che il giorno fisso della scadenza.

Alessandro Mattavelli commercialista iscritto all’Odcec di Milano

Dottore Commercialista titolare dello Studio Mattavelli in Legnano (MI) si occupa da 20 anni di ottimizzazione delle procedure gestionali, contabili e fiscali mediante l’utilizzo del pacchetto Office.