Commercialisti, procedimenti disciplinari informatizzati con “Prodike”

Dotare i Consigli e i Collegi di disciplina degli Ordini territoriali dei commercialisti di uno strumento che agevoli la corretta gestione del procedimento disciplinare in modo da ridurre gli errori procedurali e formali, principale fonte delle contestazioni oggetto di ricorso al Consiglio di disciplina nazionale. È con questo fine che è nato ed è stato realizzato, nel corso della precedente consiliatura del Consiglio nazionale dei commercialisti, l’applicativo “Prodike” per la gestione informatizzata del procedimento disciplinare.

L’applicativo rende possibile anche la gestione di accadimenti amministrativi particolari che interrompono o sospendono la linearità del flusso procedurale, come la sospensione del procedimento disciplinare o il rinvio per approfondimenti istruttori, tramite l’uso di specifiche sezioni denominate “sub-fasi”. Attraverso le sub-fasi si consente anche la gestione di tali eventi particolari per poi ritornare, una volta terminato l’iter della sub-fase, al punto in cui il procedimento si era interrotto o era stato sospeso. Infine, sono presenti dei format a composizione libera, che consentono la gestione di ulteriori eventi o accadimenti particolari che potrebbero presentarsi nella gestione reale di un procedimento disciplinare.

Le specifiche tecniche per l’installazione del software, corredate dai relativi manuali d’uso, verranno inviate a ciascun Consiglio di disciplina con successiva comunicazione e-mail.

L’ITER DEL PROGETTO

Il software, riservato all’uso dei consiglieri di disciplina e degli addetti alle segreterie di tali organi, è frutto del lavoro del gruppo di studio “Deontologia-Software disciplina”, coordinato dai consiglieri nazionali del precedente CNDCEC, Giorgio Luchetta e Francesco Muraca, ed è stato predisposto con il supporto di una società di consulenza IT. Dopo una lunga fase di ideazione, progettazione e realizzazione, nel corso del 2020 e parte del 2021, l’applicativo è stato sottoposto ad una serie di test da parte di una selezione di consigli di disciplina locali. Nel 2021, in seguito alle segnalazioni e richieste pervenute da parte dei suddetti organi disciplinari, si è provveduto ad implementare alcune funzionalità. Infine, lo scorso febbraio 2022, l’applicativo è stato sottoposto ad un test finale ed è ora a disposizione degli organi disciplinari che potranno installarlo in forma completamente gratuita.

L’INSTALLAZIONE DEL SOFTWARE

In sede di installazione è garantita l’assistenza da parte della società di consulenza IT per la gestione delle problematiche relative all’installazione del software nei tre mesi seguenti alla distribuzione del prodotto. Per quanto riguarda l’illustrazione delle funzionalità dell’applicativo, è stato predisposto un apposito manuale per il suo corretto utilizzo. In aggiunta a ciò, ritenendo opportuno fornire agli organi disciplinari e alle loro segreterie anche uno strumento più immediato e diretto per guidarli nell’uso del software, sarà inoltre disponibile a breve anche un video che illustra in ‘pillole’ le principali funzionalità dell’applicativo. Nonostante l’uso di Prodike costituisca un efficace ausilio per la corretta gestione dei procedimenti disciplinari, resta la responsabilità in capo agli organi disciplinari territoriali dell’adozione di atti o provvedimenti amministrativi che risultassero, per qualsiasi ragione, illegittimi, ancorché adottati facendo uso del software.

Il PROFILO OPERATIVO

Sotto il profilo operativo, Prodike consente al singolo Consiglio/Collegio di disciplina di creare un apposito fascicolo per ciascun procedimento disciplinare, ordinario o in forma semplificata, e di redigere un verbale ad hoc per ogni sua fase secondo il flusso previsto dall’iter amministrativo. Il software consente altresì la redazione guidata di tutte le comunicazioni e di tutti gli atti e provvedimenti oggetto di notifica conformemente a quanto previsto dall’iter procedimentale.

Tutti i format presenti – relativi, dunque, ai verbali e ad ogni tipo di comunicazione e notifica – sono in parte precompilati, in modo da velocizzare la redazione dei diversi processi verbali nonché minimizzare i rischi di commissione di errori formali. I contenuti dell’applicazione sono aggiornati con le vigenti normative, la prassi prevalente e la giurisprudenza in materia in modo che i format risultino, nella parte precompilata, corretti e conformi ad esse.

L’applicativo inoltre è dotato di apposite check list alla fine di ogni fase della procedura che obbligano l’utente a verificare che quella fase sia stata correttamente portata a compimento, chiedendo in particolare di verificare l’avvenuta espletazione degli adempimenti previsti dalla norma (ad es. si chiede di verificare il rispetto dei termini previsti dalla legge, l’avvenuta notifica/comunicazione dell’atto, ecc. Tali check list risultano fondamentali poiché il sistema non consente di procedere nell’iter informatico nel caso in cui ci siano elementi incompleti o formalmente errati. Infine, sono stati inoltre inseriti degli appositi timer che allertano l’utente dell’avvicinarsi della scadenza dei termini previsti dalla normativa di riferimento.

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