Conservazione con modalità allargate

Con l’approvazione delle regole tecniche da parte del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili CNDCEC, su Parere del Comitato di Sicurezza Finanziaria, sono state fornite le indicazioni rivolte agli iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, relative all’obbligo di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni previste dal D.Lgs. 231/2007, come modificato dal D.Lgs. 90/2017, in attuazione della direttiva 2015/849/UE.

La prima considerazione da fare è quella che con le regole tecniche in materia di conservazione, viene stabilito l’importante principio della completa equivalenza legale dei supporti che gli iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili potranno utilizzare per la conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni previsti dalla legge antiriciclaggio.

Secondo tale principio di semplificazione, viene stabilita una completa ed insindacabile autonomia decisionale nella scelta da parte del professionista di avvalersi di un sistema di conservazione cartaceo o informatico, così come per i professionisti potranno continuare ad essere utilizzati i precedenti archivi cartacei o informatici già istituiti alla data di entrata in vigore delle disposizioni previste nel D.Lgs. 90/2017.

La portata e l’impatto di questa possibilità di scelta consentita al professionista per rispettare gli obblighi di conservazione non è di poco conto, poiché consente e consentirà di modulare tale obbligo in relazione alla propria organizzazione e modalità di svolgimento dell’attività professionale, senza che vi siano particolari impedimenti e ostacoli sul fronte normativo, lasciando tranquillamente il destinatario dell’obbligo di conservazione nel decidere la migliore soluzione organizzativa con cui gestire tale incombenza, fino a spingersi, come vedremo, nell’utilizzare il sistema informatico dello Studio già in uso.

Nella regola tecnica in materia di conservazione, viene ribadito il concetto secondo cui i sistemi adottati devono garantire il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali, ma questo precetto riguarda già tutto il perimetro dell’attività professionale svolta dagli iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili e non costituisce una novità indotta dalla normativa antiriciclaggio.

Si chiarisce che l’obbligo della conservazione, ha per oggetto:

1) la copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica della clientela, sia per le prestazioni professionali che per le operazioni;

2) l’originale, ovvero copia avente efficacia probatoria ai sensi della normativa vigente, delle scritture e registrazioni inerenti esclusivamente le operazioni.

Qualunque sia il sistema e il supporto scelto dal professionista, la conservazione, sia essa cartacea o informatica, deve consentire quanto meno di ricostruire univocamente:

nel caso di prestazioni professionali:

a) la data del conferimento dell’incarico;
b) i dati identificativi del cliente, del titolare effettivo e dell’esecutore e le informazioni sullo scopo e la natura del rapporto o della prestazione;

nel caso di operazioni:

c) la data, l’importo e la causale dell’operazione;
d) i mezzi di pagamento utilizzati.

Con riferimento ai mezzi di pagamento utilizzati, viene specificato nelle regole tecniche che il professionista è tenuto alla conservazione di copia dei mezzi di pagamento utilizzati nel caso in cui la movimentazione di mezzi di pagamento costituisca l’oggetto o la modalità d’esecuzione della prestazione professionale in concreto resa in favore del cliente che, pur essendo una casistica limitata – poiché potrebbe riguardare quei casi non diffusi in cui il professionista riceva dal cliente sul proprio conto corrente somme di denaro da movimentare o trasferire per suo conto – appare corretto in tali limitati casi che lo stesso professionista conservi traccia di tali movimentazioni.

Analogamente a quanto previsto dalla normativa in materia di privacy, nelle regole tecniche viene stabilito il principio secondo cui, a prescindere dal sistema di conservazione adottato, è necessario individuare uno o più responsabili della conservazione, oltre che essere obbligatorio individuare in maniera esplicita, e quindi mediante apposita lettera o protocollo interno allo studio professionale, i soggetti legittimati ad alimentare il sistema di conservazione e quelli che possono accedere ai dati ed alle informazioni ivi conservati.

Inoltre, è interessante evidenziare che nelle regole tecniche in materia di conservazione per gli iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, viene stabilito un principio di rilevante portata semplificatrice poiché ad esempio il sistema informatico in uso nello Studio, se dotato delle cautele che ne garantiscano gli accessi con privilegi oltre che avere un sistema contro la perdita dei dati, è ritenuto idoneo ad assolvere l’obbligo di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni.

Infatti, anche nell’ipotesi di conservazione in modalità cartacea il fascicolo del cliente può rimandare ad alcuni documenti conservati in formato elettronico non modificabile all’interno del sistema informatico dello studio professionale.

Analogamente, nell’ipotesi di conservazione informatica, i dati e le informazioni possono essere conservati in cartelle intestate a ciascun cliente, all’interno del sistema informatico dello studio professionale ed anche in questo caso il sistema adottato può rimandare ad alcuni documenti conservati in formato cartaceo all’interno dello studio professionale.

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