Digitalizzazione, una sfida anche per gli Ordini

Arriva il commercialista 4.0. Dai pagamenti elettronici alla certificazione dei crediti, dalla dematerializzazione dei documenti alla formazione digitale degli stessi in originale, la rivoluzione digitale è avviata e sta travolgendo tutte le Pubbliche Amministrazioni, Ordini professionali compresi. Un cambio di passo frutto anche del Regolamento Ue n.910/2014 del 23 luglio 2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno, applicabile dal 1 luglio 2016. In soffitta, quindi, la vecchia Direttiva 1999/93/CE sulle firme elettroniche, che sarà sostituita dal nuovo dispositivo (meglio conosciuto come Eidas) direttamente applicabile. Ad intervenire sul processo di digitalizzazione, poi, la riforma del Cad, il cui schema di decreto legislativo (“modifiche ed integrazioni al Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ai sensi dell’articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle Pubbliche Amministrazioni”) è ora all’esame delle Camere e abbraccia tutto lo spettro della riforma digitale progettata dal Governo.
Insomma, una vera rivoluzione copernicana composta da una serie di adempimenti, molti dei quali si candidano a diventare un processo irreversibile in casa dei professionisti.
Proprio per agevolare l’intero processo di digitalizzazione, il Consiglio nazionale dei commercialisti ha predisposto un pacchetto di soluzioni chiavi in mano a disposizione di tutti gli ordini che vorranno aderire.

PagoPa
Uno dei primi obblighi che devono assolvere gli Ordini è l’adesione a pagoPa, cioè il sistema dei pagamenti elettronici che consente a cittadini ed imprese di eseguire pagamenti in modalità elettronica scegliendo liberamente il prestatore di servizio, gli strumenti di pagamento, il canale tecnologico preferito e, alle Pubbliche Amministrazioni, di velocizzare la riscossione dei crediti, ridurre i costi ed uniformare i servizi agli utenti.
Dal giugno 2013 tutte le Pubbliche Amministrazioni – e quindi anche gli Ordini professionali – sono tenute ad accettare i pagamenti dovuti, a qualsiasi titolo, con l’uso delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (pagamenti tramite bonifici on line, carte di debito, carte di credito o prepagate ed ogni altro strumento di pagamento elettronico).
Le linee Guida AgID, spiega a Press Roberto Cunsolo, tesoriere del Consiglio nazionale della categoria, “hanno fissato per tutti gli Enti pubblici, Ordini compresi, la scadenza al 31 dicembre 2015 per la comunicazione della loro adesione al nodo dei pagamenti-Sistema Pubblico di Connettività (SPC), inviando una lettera specifica all’agenzia per l’Italia digitale. In questo quadro si colloca l’iniziativa del Consiglio nazionale che permetterà a tutti i commercialisti di pagare digitalmente i contributi annuali dovuti al proprio Ordine”. In sostanza, il Consiglio nazionale proporrà un pacchetto di adesione a PagoPA tramite un partner tecnologico che metterà a disposizione la porta di dominio ed un insieme di servizi per l’interconnessione, oltre ad una piattaforma per i pagamenti online alla quale si potranno agganciare i siti web dei singoli Ordini.
“I nuovi servizi – spiega Cunsolo – daranno la possibilità a ciascun iscritto di accedere tramite portale e, soprattutto, di procedere al pagamento delle quote dovute grazie all’attribuzione dell’Identificativo Univoco di Versamento (IUV), un codice che individua tutte le componenti essenziali del pagamento, dal debitore alla quota dovuta, dall’ente creditore fino all’IBAN dell’ente. Ciò consentirà all’iscritto di eseguire il pagamento presso qualunque prestatore di servizi di pagamento, ed all’Ordine di eseguire una riconciliazione immediata, analitica e automatica”. Con questo codice ogni commercialista, spiega ancora Cunsolo, “potrà pagare il proprio Ordine in qualunque modo voglia: con carta di credito, attraverso il sistema del paypal oppure con il mav. Il tutto senza alcun costo per gli Ordini che aderiranno, se non quelli legati ai costi relativi alle transazioni”

Certificazione dei crediti
Al PagoPA si aggiunge poi un altro adempimento dal quale, in una prima fase, le professioni sembravano escluse. Si tratta della certificazione del credito che obbliga tutte le PA, ai fini della certificazione delle somme dovute per somministrazioni, forniture ed appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali (i cosiddetti crediti commerciali), a registrarsi sulla piattaforma elettronica appositamente predisposta dalla Ragioneria generale dello Stato. La norma è pensata per favorire lo smobilizzo dei crediti vantati dalle imprese nei confronti della PA e per monitorarne i tempi di pagamento.
Il processo di certificazione è totalmente gratuito e gestito in tutte le sue fasi tramite la piattaforma per la certificazione dei crediti (PCC).
La strategia di sostegno del Consiglio nazionale anche in questo caso va nella direzione di valutare soluzioni integrate con quelle già in uso od in corso di acquisizione per poter proporre agli Ordini modalità automatiche di adempimento con una piattaforma ad hoc collegata ai servizi già attivi per la fatturazione elettronica.

Gli altri strumenti di sostegno agli Ordini
Nel piano complessivo della digitalizzazione dell’intera categoria, che investe, oltre al Consiglio nazionale ed agli Ordini territoriali, anche gli iscritti, entrano poi altre due iniziative: il Pos virtuale ed un software per alleggerire gli oneri amministrativi degli organismi territoriali.
Il Pos virtuale sbarcherà a settembre ed a poterne beneficiare saranno tutti i commercialisti italiani. Virtuale perché i professionisti, grazie all’iniziativa messa in campo dal Consiglio nazionale, non avranno l’obbligo di installarne uno fisico all’interno del proprio studio.
Il progetto, sviluppato con BNL, permetterà di utilizzare il servizio “Pagomail” predisposto dall’Istituto di credito che, spiega Cunsolo, “adempie perfettamente a ciò che prescrive la normativa”. Nella sostanza, nel caso in cui il cliente volesse pagare la prestazione non in contanti, il sistema permetterà al professionista di “inviare un link di pagamento” allo stesso cliente, al quale quest’ultimo si potrà collegare corrispondendo il dovuto. Il tutto, senza obbligo, in capo al commercialista, di aprire un conto presso una filiale BNL perché, all’atto di generare il link di pagamento, “si potranno inserire le credenziali del conto su cui accreditare il denaro”. L’ulteriore vantaggio riguarda i costi. Il progetto è infatti interamente gestito dal Consiglio nazionale, quindi, il commercialista che vorrà sfruttarlo non avrà costi di gestione, ma dovrà sopportare solo quelli relativi alla transazione. Il servizio di PagoMail può essere utilizzato anche dagli Ordini per la gestione della riscossione delle quote.

Tra le strumentazioni fornite dal Consiglio nazionale ce ne sono anche alcune finalizzate ad agevolare e rendere più facile il lavoro dei territori. In quest’ottica, dice a Press Maurizio Grosso, Consigliere nazionale con delega all’innovazione degli studi professionali, degli Ordini locali e tecnologie informatiche, “abbiamo pensato di fornire a tutte le segreterie degli Ordini territoriali che lo richiederanno un software per la gestione delle pratiche amministrative. Dobbiamo considerare che la digitalizzazione non è un’opzione ma un obbligo, che impone di svolgere servizi e funzioni in modo digitalizzato. I vantaggi sono notevoli, ma per esserlo davvero è necessario lavorare in modo sinergico e puntare ad eliminare quel gap tecnologico esistito fino ad ora tra Consiglio nazionale e organismi territoriali”. Concretamente il software gestisce le anagrafiche, la formazione, le quote, l’iscrizione dei tirocinanti e tutto quello che è connesso al lavoro di segreteria degli Ordini. Con un valore aggiunto, chiude Grosso: “si tratta di un sistema aperto che colloquia sia in senso orizzontale che verticale. In pratica con questo sistema tutto quello che succede ad un iscritto è disponibile immediatamente in modalità informatica e quindi in tempo reale. Faccio un esempio: grazie a questo software un qualsiasi iscritto potrà prenotare l’evento formativo di un Ordine diverso dal suo ed avere il riconoscimento dei crediti direttamente al proprio Ordine”.

Gli adempimenti futuri, il documento ed il protocollo informatico
Dalle delibere alle determine, dai verbali ad ogni atto interno. La rivoluzione digitale comporta anche questo: ogni documento che transiterà nelle stanze del Consiglio nazionale e degli Ordini territoriali o che da queste uscirà fuori, dovrà essere creato, e quindi gestito, in formato digitale.
Addio quindi alla carta stampata, che per i documenti diventerà solo una copia di cortesia, priva del valore legale che attualmente ancora possiede. D’ora in poi, infatti, gli atti dovranno essere prodotti con un clic, firmati digitalmente, marcati temporalmente, protocollati secondo precise regole tecniche, trasmessi via PEC e conservati a norma. Insomma una rivoluzione culturale fissata dal Dpcm 13 novembre 2014 (pubblicato su G.U. del 12 gennaio 2015) con le «Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni” che fissa al 12 agosto 2016 l’obbligo per la PA di produrre tutti i documenti originali in formato digitale.
Un lavoro non da poco quello che attende quindi gli Ordini, che dovranno lavorare ad una serie di adempimenti. Primo tra tutti, dotarsi di un protocollo a norma, visto che il protocollo diventa lo snodo per il transito di tutta la documentazione all’interno ed all’esterno dell’ente. Poi, più in generale, adeguare le proprie dotazioni informatiche hardware e software, munirsi di un dispositivo di firma digitale per ogni dirigente o funzionario, acquisire le marche temporali necessarie, rivolgersi ad un conservatore accreditato per la conservazione a norma. Gli organismi territoriali saranno quindi tenuti a formare gli originali con gli strumenti informatici, sottoscriverli con firma digitale, protocollarli correttamente associando il necessario riferimento temporale, raccogliere i documenti nei fascicoli elettronici corrispondenti e quindi trasmetterli via PEC in modalità digitale. Infine dovranno procedere al versamento nei documenti digitali nel sistema di conservazione attivato dall’ente presso uno dei conservatori accreditati Agid.
E per chi non adempie? Non sempre sono previste sanzioni per l’inadempimento, ma bisognerà essere pronti a rispondere all’esigenze che arrivano dall’utenza che da agosto potrebbe decidere di richiedere tutto con un semplice clic da casa.

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Benedetta Pacelli