La vigilanza è strategica

In materia di responsabilità degli enti da reato, elemento centrale è rappresentato dall’Organismo di Vigilanza delineato dall’art. 6 del D.lgs. 231/2001.

Per tale ragione, il documento “231” redatto dal CNDCEC – unitamente a Consiglio Nazionale Forense, Abi e Confindustria – si è ampiamente soffermato su questo tema. Profili di criticità sono, infatti, emersi nel corso degli anni in relazione alla sua composizione, ai suoi requisiti, ai rapporti con gli altri organi di controllo e alle ulteriori funzioni che, in base ad alcuni recenti provvedimenti regolamentari, possono essergli assegnati.

Il secondo paragrafo del documento è dedicato ai “Principi applicativi per l’Organismo di Vigilanza”, toccando gli aspetti dei requisiti soggettivi dei suoi componenti, degli strumenti dell’attività di vigilanza, della sua composizione ottimale, del suo inquadramento e del rapporto con gli organi sociali, dei flussi informativi e del “whistleblowing” e, infine, delle responsabilità connesse a tale ruolo. Un breve approfondimento viene, inoltre, dedicato alle particolarità degli OdV che operano nelle società a partecipazione pubblica.

Ai sensi del citato art. 6, all’OdV è attribuito il compito di “vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e curare il loro aggiornamento”. Ne consegue che dovrà svolgere una serie di attività analitiche e funzionali, necessarie a mantenere efficiente e operativo il Modello, che il documento in esame raggruppa nelle seguenti macro-aree: analisi, vigilanza e controllo; aggiornamento del Modello; formazione. Si badi, per aggiornamento del Modello non si intende il diretto intervento sullo stesso da parte dell’OdV, ma la segnalazione all’organo amministrativo della necessità di una sua implementazione alla luce di modifiche normative, societarie o organizzative, ovvero a fronte del verificarsi di eventi “a rischio 231” o di violazioni del Modello medesimo.

L’attività dell’OdV sarà disciplinata da un Regolamento interno, pianificata annualmente e periodicamente riferita all’organo amministrativo attraverso una specifica relazione.

Fondamentale è la corretta strutturazione dei flussi informativi verso l’OdV da parte delle aree maggiormente “sensibili”: sia “flussi informativi attivati al verificarsi di particolari eventi”, sia “flussi informativi periodici”. Il documento precisa ancora che tali flussi devono avere natura bidirezionale, consentendo ai destinatari del Modello di informare costantemente l’OdV e a quest’ultimo di interagire/retroagire con gli stessi soggetti. A tale sistema si connette anche quello che può essere definito come “principio di affidamento”, che nell’ordinamento italiano non è formalmente regolamentato, ma che può divenire un utile strumento nella vigilanza dell’OdV laddove questo rappresenta un organo di terzo o quarto livello, che solo eccezionalmente e “a campione” effettuerà dei controlli “in prima linea”.

L’importanza della raccolta di informazioni ha trovato uno specifico riconoscimento anche dal punto di vista legislativo: la L. 179/2017 ha, infatti, modificato il D.Lgs. 231/2001, inserendo all’art. 6 i nuovi commi 2-bis, 2-ter e 2-quater, dedicati ai canali da attivare per le segnalazioni e alle modalità di gestione delle stesse, in modo tale da garantire la riservatezza più ampia possibile nei confronti del “whistleblower”.

Centrali sono altresì i rapporti con gli altri organi sociali. Si è già accennato al fatto che l’OdV informa periodicamente l’organo amministrativo attraverso la Relazione periodicamente predisposta, che verrà inviata anche agli organi di controllo interno (Collegio Sindacale, Comitato Controllo e Rischi, ecc.). L’OdV è, inoltre, chiamato a dare immediata comunicazione a tali soggetti al verificarsi di situazioni straordinarie, inerenti, ad esempio, a eventuali segnalazioni di violazioni dei principi contenuti nel Modello pervenute all’attenzione del medesimo.

(da Italia Oggi)

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