Gli adempimenti per gli studi associati e le STP. L’adeguata verifica semplificata e rafforzata

Gli adempimenti per gli studi associati e le STP (Lucia Starola)

Le regole tecniche emanate dal CNDCEC sono rivolte agli iscritti all’Albo di cui al d.lgs 28 giugno 2005 n.139; con riferimento agli studi associati e alle società tra professionisti le regole individuano modalità di adeguata verifica e conservazione tali da consentire la gestione in forma accentrata dei relativi singoli adempimenti. Uno dei temi affrontati nella stesura delle regole tecniche per gli adempimenti antiriciclaggio nel loro insieme, sia di valutazione del rischio che di valutazione del cliente e di conservazione, ha riguardato, infatti, la possibilità di considerare unitariamente quale soggetto obbligato uno studio associato ovvero una società tra professionisti, rispetto ai singoli professionisti che lo compongono.

Lo sforzo interpretativo derivava dalla lettura congiunta del comma 1 dell’art. 3, che prevede l’applicazione delle norme “alle categorie di soggetti individuati (tra cui i professionisti) siano essi persone fisiche ovvero persone giuridiche”, con il comma 4 dello stesso art. 3, ove si richiama la categoria dei professionisti “nell’esercizio della professione in forma individuale, associata o societaria”. Da tale possibilità scaturisce la necessità di individuare, sia nell’ambito dello studio associato sia nell’ambito della stp, la figura responsabile dell’adempimento, con alcune semplificazioni a livello operativo, ma con possibili complicazioni a livello di responsabilità.

Nella scrittura definitiva delle regole è stato decisivo il parere del Comitato di sicurezza finanziaria, nel quale si legge testualmente che” la società tra professionisti non è annoverata tra i soggetti obbligati” e “non può quindi considerarsi come autonomo centro di imputazione di responsabilità”.

Pertanto, ferma restando la possibilità che lo studio associato, ovvero la società tra professionisti, adotti un sistema organizzativo nel quale ogni professionista assolve singolarmente e autonomamente i singoli adempimenti di adeguata verifica e di conservazione, le regole sono state strutturate in modo da permettere di gestire tali adempimenti con modalità accentrate.

Ai fini dell’adeguata verifica è quindi possibile organizzarsi in modo che l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo sia svolta dal professionista incaricato dello svolgimento della prestazione, che ne è responsabile. Gli adempimenti amministrativi inerenti all’identificazione possono ovviamente essere delegati anche ai dipendenti e ai collaboratori dello studio associato/società tra professionisti.

Per successivi incarichi professionali conferiti dal medesimo cliente allo studio associato/società tra professionisti, l’adeguata verifica può essere assolta ai sensi dell’art. 19, co. 1, lett. a), n. 4) del d.lgs. 231/2007, vale a dire senza la necessità della presenza fisica del cliente, purché le informazioni esistenti siano aggiornate e adeguate rispetto al profilo di rischio del cliente.

Rimangono a carico del professionista di volta in volta interessato le seguenti attività:

• acquisizione di informazioni su scopo e natura della prestazione professionale, in quanto si tratta necessariamente di dati specifici per ciascuna di esse;
• valutazione del rischio, che potrà essere arricchita dalla disponibilità delle valutazioni effettuate dagli altri professionisti associati/soci e dall’eventuale confronto con questi;
• esecuzione del controllo costante, nel caso di prestazione professionale continuativa, con possibilità di ripartire le attività tra i professionisti/soci interessati e, ove ritenuto opportuno, condividerne le conclusioni.

Per quanto riguarda l’adempimento degli obblighi di conservazione, nell’ambito degli studi associati e delle società tra professionisti potranno essere appositamente regolamentate, mediante idonee procedure interne, modalità organizzative che prevedano una funzione generale e accentrata di conservazione, per tutti i professionisti associati, sia dei dati raccolti per l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo, sia delle altre informazioni e/o documentazioni raccolte dal singolo professionista che riceve l’incarico ovvero dal responsabile della funzione antiriciclaggio.

Evidentemente la scelta di una gestione accentrata degli obblighi è opportuna sotto il profilo della valutazione globale del cliente, agevolata anche dal confronto con gli altri professionisti per prestazioni di natura diversa ed in tempi diversi, è utile sotto il profilo della valutazione del rischio di studio e ancor più sotto il profilo della valutazione di una eventuale operazione sospetta, ferma restando la responsabilità in capo al professionista incaricato. Come detto, resta ammissibile che ogni professionista adempia autonomamente ai singoli  obblighi in relazione alle prestazioni dallo stesso eseguite.

L’adeguata verifica semplificata  e rafforzata (Antonella Rapi)

Una delle principali novità del d.lgs. 90/17 è il fatto che non vi sono più obblighi semplificati o esenzioni, ma solamente “misure semplificate” di adeguata verifica.

Rimangono ben poche le prestazioni espressamente escluse per legge (art. 17, co. 7, d.lgs. 231/07): lo svolgimento dell’attività di mera redazione e trasmissione ovvero di sola trasmissione delle dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali e degli adempimenti in materia di amministrazione del personale.

Partendo dalla premessa che i soggetti obbligati possono applicare le misure semplificate di adeguata verifica del cliente ogni qualvolta si è in presenza di un rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo basso, la Regola va a indicare gli indici di basso rischio e a declinare le semplificazioni concesse dalla norma.

Nell’ambito degli indici di basso rischio relativi alle tipologie di clienti, adesso previsti dall’articolo 23 del d.lgs. 231/07, viene individuata una ulteriore fattispecie rispetto al testo normativo (come consentito dal comma 3 dell’art. 23) ovvero quella dei “soggetti sottoposti a vigilanza ai sensi del d.lgs. 1° settembre 1993, n. 385, del d.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 e del d.lgs. 7 settembre 2005, n. 209. La seconda parte del paragrafo fornisce le indicazioni per la adeguata verifica con modalità semplificate, che risulta imperniata attorno alla dichiarazione del cliente ai sensi dell’art. 22 del d.lgs. 231/07. In sostanza, ove il professionista operi nei confronti di soggetti appartenenti alle 4 categorie indicate nella regola o nelle altre situazioni di basso rischio previste dall’art. 23 del d.lgs. 231/07 (tipologie di prodotti, servizi, operazioni o canali di distribuzione a basso rischio) ed abbia fatto una sua valutazione del rischio in concreto esistente, potrà identificare il cliente, l’esecutore, il legale rappresentante e il titolare effettivo mediante acquisizione della dichiarazione resa ai sensi dell’art. 22 del d.lgs. 231/2007.

La regola precisa inoltre che in caso di clienti che sono residenti in aree geografiche a basso rischio, per i quali si applica la modalità semplificata, è comunque opportuno acquisire le informazioni sullo scopo e natura della prestazione professionale, anche in questo caso mediante dichiarazione del cliente resa ai sensi dell’art. 22 del d.lgs. 231/2007.

In tutti i casi di adozione di misure semplificate di adeguata verifica il professionista potrà inoltre effettuare il controllo costante con cadenza maggiormente dilazionata nel tempo, ad es. triennale, potendo anche in questo caso avvalersi di una dichiarazione del cliente che attesti la immutata validità delle informazioni a suo tempo fornite.

Quando il professionista, applicando le metodologie esposte nella prima parte della Regola Tecnica n. 2, giunga ad una valutazione di un elevato rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, deve adottare misure di adeguata verifica rafforzata.

Inoltre, a norma dell’art. 24 del D.lgs. 231/07, le misure di adeguata verifica rafforzata della clientela si applicano sempre in caso di:

1. clienti residenti in Paesi terzi ad alto rischio individuati dalla Commissione europea;
2. rapporti di corrispondenza transfrontalieri con un ente creditizio o istituto finanziario corrispondente di un Paese terzo;
3. rapporti continuativi, prestazioni professionali o operazioni con clienti e relativi titolari effettivi che siano persone politicamente esposte.

La regola fornice una serie di suggerimenti da adottare anche congiuntamente a seconda delle situazioni, per adempiere alla verifica rafforzata; in particolare suggerisce di effettuare opportuni riscontri documentali per accertare l’identità specie in presenza di clienti occasionali; di adottare misure supplementari per la verifica o la certificazione dei documenti forniti, anche mediante conferma rilasciata da un ente creditizio o finanziario soggetto alla direttiva; di consultare le liste delle persone e degli enti associati ad attività di finanziamento del terrorismo o destinatari di misure di congelamento; verificare ove possibile la sottoposizione ad indagini o processi penali per circostanze attinenti al riciclaggio e/o al finanziamento del terrorismo; consultare fonti aperte e social media.

Con riferimento alle modalità di esecuzione degli obblighi di adeguata verifica rafforzata della clientela previste dall’art. 25 del D.Lgs. 231/07, si stabilisce che il professionista possa avvalersi della consultazione di una o più fonti quali siti Internet ufficiali dei Paesi di Provenienza; database di natura commerciale; fonti attendibili e indipendenti ad accesso pubblico o tramite credenziali di autenticazione. La regola fornisce inoltre un elenco di siti ufficiali (sito dell’UE, di BI, delle Nazioni Unite) che possono essere utilizzati per acquisire le informazioni utili.

Infine si individuano ulteriori misure, da adottare singolarmente o congiuntamente e anche in tempi diversi per adempiere all’obbligo, quale l’acquisizione di due documenti di identità, la verifica dell’avvenuto rilascio di una firma digitale del cliente, dell’intestazione di un rapporto bancario e/o assicurativo presso un soggetto obbligato, la consultazione di banche dati liberamente accessibili, la verifica della provenienza dei fondi utilizzati, l’intensificazione del controllo costante.

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Lucia Starola