Organismi di vigilanza delle imprese in prima linea nell’emergenza

L’emergenza sanitaria ha modificato radicalmente le abitudini e il modus operandi delle imprese, costrette all’adozione di rigorosi protocolli e misure di sicurezza per ridurre il rischio da Covid-19 al quale i lavoratori sono esposti.A cascata, è cambiato – o meglio si è ampliato – anche il ruolo degli organi di controllo societari, chiamati a monitorare costantemente il processo di adeguamento delle imprese alle esigenze generate dalla pandemia.

Sotto la lente di ingrandimento dei controllori vi è in primo luogo il rischio sanitario, potenzialmente foriero di reati in materia di sicurezza sul lavoro: in tal senso, per le imprese che hanno adottato un modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001, emerge la necessità di verificare la tenuta dei presidi in esso previsti per il contenimento dei rischi di cui all’art. 25-septies del Decreto (omicidio colposo o lesioni gravi o gravissime commesse con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro), ovvero di valutare l’adeguatezza degli specifici protocolli di emergenza adottati in questa fase.

Quello sanitario, peraltro, non è l’unico rischio al quale l’attenzione dei controllori deve essere posta costantemente. Come ricordato in queste settimane da Banca d’Italia e, in particolare, dall’Unità Finanziaria per l’Italia, il lockdown imposto al Paese per motivi di sicurezza ha generato una crisi economco-finanziaria senza precedenti, favorendo l’infiltrazione della criminalità organizzata nel comparto imprenditoriale. Anche in questo caso, nelle imprese dotate di modello 231 deve essere verificata l’adeguatezza delle misure di prevenzione del rischio connesso ai reati societari, informatici, tributari, nonché agli eventuali abusi finalizzati all’indebito ottenimento e utilizzo di finanziamenti con garanzia pubblica o di sovvenzioni pubbliche di altro tipo. 

In tali circostanze l’Organismo di Vigilanza è evidentemente in prima linea, essendo ex lege deputato a verificare l’efficace attuazione del modello 231 e a curarne l’aggiornamento.

Nel documento “Vigilanza e modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001 nell’emergenza sanitaria”, il Consiglio e la Fondazione Nazionale dei Commercialisti forniscono alcune indicazioni operative in merito alle attività di vigilanza che l’OdV opportunamente dovrebbe svolgere in questo periodo.

L’attivazione immediata, la richiesta di informazioni all’ente in merito alle iniziative intraprese, la costante interazione non solo con l’organo amministrativo, ma anche con RSPP, medico competente, addetti al primo soccorso e alla gestione delle emergenze, responsabili di funzione nelle aree più esposte al rischio di infiltrazione criminale: sono queste le principali azioni di monitoraggio rimesse all’OdV. La continuità di azione richiesta a tale organo diviene ancor più essenziale in questa fase, anche per garantire coerenza tra i protocolli adottati dall’impresa e i diversi provvedimenti emergenziali (DPCM e provvedimenti regionali in continua emanazione), rispetto ai quali l’OdV deve interfacciarsi con la struttura per valutare la tenuta del modello 231 ed eventualmente sollecitarne il tempestivo adeguamento. Quest’ultimo, peraltro, potrebbe non rappresentare una soluzione adeguata, considerati i tempi mediamente necessari a tal fine, mentre l’emergenza potrebbe essere gestita in modo più efficiente attraverso l’introduzione di presidi di controllo “provvisori”, fermo restando il monitoraggio sull’efficace attuazione del modello nel suo complesso. È evidente che il modello e le eventuali policies di emergenza devono essere rispettate da tutti gli interlocutori dell’ente, ivi compresi i clienti e i fornitori, nei confronti dei quali è opportuno che venga richiesto espressamente un impegno in tal senso.

Le attività di monitoraggio svolte dall’OdV dovranno essere adeguatamente verbalizzate, nel rispetto dei divieti e delle precauzioni suggerite nei provvedimenti governativi emanati in questo periodo. Le riunioni potranno, pertanto, svolgersi in audio/videoconferenza. Eventuali criticità o non conformità rilevate nel corso delle attività di auditdovranno essere comunicate senza indugio dall’OdV all’organo amministrativo per consentirgli un tempestivo intervento.

Nel documento si pone l’attenzione anche sulla prosecuzione delle attività di “routine” dell’OdV, quali verifiche programmate e reporting periodico. Tali attività potranno continuare in modalità smart working,mediante richiesta della documentazione di volta in volta occorrente al Responsabile 231 dell’ente, ove nominato, oppure ai responsabili di funzione interessati. Gli esiti di tali attività saranno comunicati all’organo amministrativo secondo la cadenza individuata nel modello 231 e nel regolamento di funzionamento.

Da ultimo, il documento si sofferma sui profili di responsabilità dell’OdV, confermando quanto già pacificamente assunto in dottrina e giurisprudenza in merito alla non configurabilità, in capo a tale organo, di alcun obbligo di impedire materialmente un evento dannoso, atteso che all’OdV non sono attribuiti poteri gestori, né la possibilità di intervenire direttamente sul modello adottato dall’ente: pertanto, anche laddove nella gestione del rischio COVID-19 ravvisi la necessità di modificare le policies esistenti o introdurne di nuove, esso potrà solo sollecitare l’organo amministrativo ad assumere le decisioni conseguenti.